De opbouw
Taken die u toevoegt aan OmniFocus worden voorgesteld als een lijst van uitvoerbare taken in de opbouw. Interactief werken met onderdelen in de opbouw, zoals toevoegen van nieuwe onderdelen, ze voltooien of ze organiseren in projecten en groepen, is een van de belangrijkste manieren waarop OmniFocus u helpt uw werk gedaan te krijgen.
Dit hoofdstuk beschrijft de opbouw in de componentdelen en detailleert het doel van elk deel.
De koptekst Perspectief
De onderdelen die u in de opbouw ziet, zijn afhankelijk van het perspectief dat u weergeeft. U kunt uw concentratie beperken tot slechts enkele zaken die u wilt bereiken op korte termijn met de hulp van Prognose. U kunt zaken contextueel aanpassen met Tags of u kunt een breed overzicht van het werk krijgen over een aantal projecten.
De naam van uw huidig perspectief verschijnt bovenaan in de opbouw, naast een teller van de onderdelen die momenteel zichtbaar zijn.
De anatomie van een rij
De OmniFocus-opbouw is samengesteld uit rijen die onderdelen (taken die u vastlegt met OmniFocus) of andere delen van uw organisatorische framework voorstellen, zoals mappen of tags.
Rijen tonen alle soorten informatie over een onderdeel, zoals het project waarbij het hoort, alle relevante tags, vervaldatums en de voltooiingsstatus in de vorm van de statuscirkels.
Standaard gebruiken rijen in de opbouw Kolommen als lay-outoptie voor het voorstellen van gegevens.
De onderstaande afbeelding is een opsplitsing van een onderdeel in het Postvak In dat overladen is met extra informatie over de lopende taak met de standaard presentatie Kolommen.
-
Statuscirkel—Een visuele voorstelling van de voltooiingsstatus van het onderdeel, samen met andere belangrijke kenmerken. Klik op de statuscirkel van een actief onderdeel om het te markeren als voltooid.
-
Titel—De titel van een onderdeel. De zwarte titeltekst geeft doorgaans aan dat een onderdeel uitvoerbaar is. Onderdelen die zijn voltooid, geblokkeerd of uitgesteld, of bovenliggende niveaus of groepen hebben een grijze titeltekst (tenzij ze spoedig vervallen of vervallen zijn).
-
Project—Als er een project is toegewezen aan het onderdeel, verschijnt zijn locatie in de projecthiërarchie hier. Omdat dit een onderdeel is van Postvak In (en onderdelen van Postvak In met projecten doorgaans worden opgeruimd), wordt dit onderdeel weergegeven zonder project.
-
Tags—Alle tags die zijn toegewezen aan het onderdeel, verschijnen hier. Een onderdeel kan zoveel tags hebben als u wilt. Als er meer tags zijn dan er horizontale ruimte in de rij is, worden extra tags aangeduid door een ovaal.
-
Datums—als er aan het onderdeel vervaldatums of uitgestelde datums zijn toegewezen, verschijnen ze hier wanneer ze relevant zijn (zodra een uitgestelde datum is verstreken, wordt deze niet meer weergegeven).
-
Notities en bijlagen, Vlag—Deze pictogrammen geven aan of het onderdeel notities of bijlagen bevat (het pictogram
is gevuld wanneer een notitie of bijlage aanwezig is) en of het onderdeel Met vlag is.
De rijen Project, Map en Tag
Naast de gebruikelijke kenmerken van onderdelen van Postvak In, kunnen rijen voor projecten, mappen en tags veel andere nuttige informatie bevatten.
-
Pictogram Type rij—Projecten, mappen en tags hebben pictogrammen ernaast om u te helpen herinneren aan uw huidig perspectief en de relatie van de rij met de rijen errond. Projecten worden verder opgesplitst op type: Sequentiële, Parallelle en Afzonderlijke acties.
-
Onthullingsdriehoek—Klik om de map of het project samen of uit te vouwen, of tag om de inhoud ervan te verbergen of weer te geven.
-
Rijstatus—Projecten en tags met een andere status dan Actief worden hier weergegeven. Naast Actief (geen pictogram) kunnen projecten Uitgesteld, Voltooid of Afgelast zijn, terwijl tags Actief, Uitgesteld of Afgelast kunnen zijn.
-
Aantal onderdelen—Het totale aantal onderdelen in het project of de tag.
-
Samenvatting vervallen—Als er voldoende ruimte in de rij is, toont deze lijn een opsplitsing van de vervallen statussen (Vervalt spoedig en Vervalt) van onderdelen in het project, de map of de tag.
-
Notities en bijlagen, Vlag—Deze pictogrammen geven aan of er notities of bijlagen gekoppeld zijn aan het project zelf (in tegenstelling tot de onderdelen erin) en of het project is gemarkeerd. Notities, bijlagen en status Met vlag kunnen niet worden toegewezen aan mappen of tags.
Statuscirkels
De statuscirkel 
van een onderdeel is het doel voor het afvinken als het voltooid is. Klik op de cirkel om het onderdeel te markeren als voltooid 
; Option-klik om het onderdeel in plaats daarvan neer te zetten 
.
Statuscirkels geven ook belangrijke informatie over een onderdeel: onderdelen kunnen de status Vervalt spoedig 
(oranje), achterstallig 
(rood) of met vlag 
(oranje) hebben. Herhalende onderdelen worden ook onderscheiden door het ovaal 
in hun centrum.
Als u een onderdeel hebt met meer dan één status, krijgt de cirkel meerdere kleuren tegelijk om elk relevant kenmerk te communiceren.
Opruimen
Wanneer u een onderdeel markeert als Voltooid door te klikken in zijn statuscirkel , verdwijnt het onderdeel mogelijk niet meteen uit de opbouw. Als u onderdelen hebt ingesteld om op te ruimen wanneer u perspectieven wijzigt, blijven ze staan tot u elders navigeert of tot u handmatig opruimt door in de knoppenbalk te klikken op Ruim op of door te kiezen voor Organiseer > Ruim op (Command-K).
In de organisatievoorkeuren kunt u kiezen waardoor OmniFocus automatisch een opruiming uitvoert.
Als een voltooid onderdeel niet verdwijnt, zelfs nadat u uw huidige weergave hebt opgeruimd, selecteert u Weergaveopties voor het perspectief. Het is mogelijk dat de weergave is ingesteld op Alles. Probeer de weergaveopties in te stellen op Resterend of Beschikbaar om die voltooide onderdelen te verbergen.
Als u de status van een actie wijzigt naar een status die deze zou verbergen in de huidige weergaveinstellingen (bijvoorbeeld het markeren van een onderdeel als Voltooid in een perspectief waarin Weergaveopties zijn ingesteld op Beschikbaar) en u het project of de tag die deze bevat zou verwijderen, waarschuwt OmniFocus u ervoor dat u mogelijk op het punt staat iets onbedoeld te verwijderen. Om die verborgen onderdelen te zien, wijzigt u de Weergaveopties van het huidige perspectief naar Alles.
Na het opruimen verschijnt soms een project met de naam Diversen in uw perspectief Projecten.
Het project Diversen is een lijst van afzonderlijke acties die OmniFocus automatisch maakt wanneer onderdelen waaraan geen project is toegewezen, worden opgeruimd. Omdat het verwijderen van onderdelen uit het Postvak IN vereist dat er een project aan toegewezen is, en uw Opruimingsvoorkeuren op tags zijn gebaseerd, wordt het project Diversen hun thuis tot u hen een ander project toewijst.
Omdat het project Diversen automatisch door de app wordt gemaakt op basis van de manier waarop u de opruiming wilt uitvoeren, kan het niet definitief worden verwijderd. Als u dit liever niet gebruikt, kunt u in plaats daarvan proberen het op te ruimen op basis op de projecttoewijzing.
Onderdelen groeperen
Groepen kunnen worden gebruikt voor het maken van geneste lijsten van onderdelen in de opbouw: groepen of onderdelen in het postvak IN of actiegroepen binnen een project (soms ook subprojecten genoemd).
Wanneer u een actiegroep maakt, wordt een hiërarchische relatie bovenliggend-onderliggend gecreëerd tussen een actie en de acties erin. Als de gewenste bovenliggende en onderliggende acties al bestaan, kan dit gebeuren door de acties die binnenkort onderliggend zullen zijn, te selecteren.
-
Sleep de acties boven op de bovenliggende actie zodat deze wordt geselecteerd. Een verticale inspringende invoeglijn verschijnt eronder. Zet de acties hierbinnen neer of,
-
Plaats ze onmiddellijk onder de inspringende bovenliggende actie in de opbouw en kies Organiseer > Spring in (Command-]).
Als de bovenliggende actie of de onderliggende acties van de groep nog moeten worden gemaakt, hebt u twee mogelijkheden.
Een groep maken van een bestaande actie, ingesprongen als zijn bovenliggende actie:
- Maak volledig nieuwe onderliggende acties door te kiezen voor Organiseer > Voeg onderliggend niveau toe (Shift-Command-]) terwijl de inspringende bovenliggende actie is geselecteerd. Er wordt een nieuwe actie gemaakt met de geselecteerde actie als bovenliggende actie.
Een groep maken van bestaande acties zonder bestaande bovenliggende actie:
- Selecteer de onderdelen die u wilt groeperen en kies Organiseer > Groepeer (Option-Command-G). Er wordt een nieuwe naamloze actie gemaakt om de groep voor te stellen en de geselecteerde onderdelen springen in om zijn onderliggende acties te worden.
Zodra u een groep hebt gemaakt, kunt u het infovenster gebruiken om het type te wijzigen en te bepalen of de groep automatisch wordt voltooid wanneer de laatste actie erin als voltooid is gemarkeerd.
Projecten groeperen met mappen
Naast het groeperen van actieonderdelen binnen andere onderdelen, kunt u bij het gebruik van het perspectief Projecten, verwante projecten samen groeperen met de hulp van Mappen.
Om een projectmap te maken, volgt u deze stappen:
-
Selecteer twee of meer projecten in de Zijbalk.
-
Kies Organiseer > Groepeer (Option-Command-G). Hiermee worden de geselecteerde projecten in een nieuw gemaakte map geplaatst.
-
Voer een naam in voor de map om de tekst Nieuwe map te vervangen.
-
Druk op Return om de nieuwe mapnaam te accepteren.
U kunt ook Nieuwe map kiezen in het menu Plus onder de lijst met projecten of kiezen voor Archief > Nieuwe map terwijl u in het perspectief Projecten bent.
Mappen kunnen worden gemaakt of verplaatst binnen andere mappen om een geneste hiërarchie te maken van projecten die zo diep of breed gaat als u zelf wilt.
Lay-outopties
Het algemene uiterlijk van onderdelen wordt bepaald door uw Lay-outvoorkeuren.
De primaire keuze is tussen twee lay-outtypes:
- Een lay-out Kolommen waar de titel naast de onderdelendetails van uw keuze verschijnen op één lijn. Dit is de standaardinstelling.
- Een lay-out Vloeiend waar de titel de breedte van de opbouw uitbreidt en waarvan de details onder de titel worden weergegeven.
De standaard lay-out bevat kolommen voor het project, de tags, de vervaldatum, het pictogram Notitie en een vlagpictogram van het onderdeel, naast de titel. Wijzigingen die u aanbrengt in de Lay-outvoorkeuren beïnvloeden de opbouwweergave in de hele app.
Als u wijzigingen aanbrengt en later beslist dat u toch de voorkeur geeft aan de originele standaard lay-out, keert u daarnaar terug door te klikken op Stel opnieuw in.
De standaard kolomlay-out is ontworpen om u een idee te geven van de vaakst gebruikte onderdeelkenmerken en is een subset van alle beschikbare opties. Naarmate u OmniFocus beter leert kennen, zult u wellicht willen experimenteren en deze standaard wijzigen op basis van de kenmerken die voor u het nuttigst zijn.
Om het uiterlijk van de onderdelen in de opbouw verder aan te passen, kunt u het submenu Weergave > Toon volledige onderdeeltitel gebruiken om te kiezen of de onderdeeltitels afgekapt zijn tot één lijn wanneer ze niet geselecteerd zijn, of altijd over meerdere lijnen worden uitgebreid indien dat nodig is.
Aangepaste perspectieflay-outs 
Met OmniFocus Pro kunt u de lay-out van de opbouw aanpassen voor individuele perspectieven volgens uw behoeften met de Weergaveopties van elk perspectief.
In de weergaveopties van een individueel perspectief, kiest u een andere lay-out dan Gebruik voorkeuren om de standaard voor dat perspectief te overschrijven, ofwel met de lay-out Vloeiend ofwel met een set kolommen die u kiest.